Huishoudelijk reglement
Hieronder volgt het huishoudelijk reglement van Het Nederlandsch Hackney Stamboek, bestaande uit de artikelen 1 tot en met 21.
Artikel 1. Toelating van leden
Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun schriftelijke aanmelding hun naam, adres, postcode en woonplaats. Indien het een aanmelding als jeugdlid betreft, wordt ook de geboortedatum vermeld. Bij aanmelding als gezinslid wordt de naam van de partner vermeld.
De secretaris deelt het bestuursbesluit omtrent het verzoek tot toetreding zo spoedig mogelijk aan de betrokkene mee. In geval van niet-toelating worden daarbij de motieven meegedeeld die het bestuur tot zijn beslissing hebben geleid. In geval van toelating wordt een exemplaar van de statuten, van dit huishoudelijk reglement en van het Fok- en keuringsreglement bijgevoegd.
Personen die zich aanmelden als lid doch die naar het oordeel van het bestuur in het verleden hebben gehandeld conform het gestelde in artikel 14 lid 1 van de statuten en/of die blijk hebben gegeven deze handelswijze te ondersteunen en/of goed te keuren, kunnen het lidmaatschap worden geweigerd. Tegen deze weigering staat geen beroep open. De weigering zal hen schriftelijk worden medegedeeld.
Personen die zich na beëindiging van het lidmaatschap opnieuw aanmelden als lid, kunnen uitsluitend als lid worden opgenomen wanneer alle verplichtingen uit een vorig lidmaatschap zijn vereffend.
Artikel 2. Opzegging en ontzetting
- Indien het bestuur voornemens is een besluit tot opzegging of ontzetting te nemen, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen in kennis.
- Het betrokken lid kan binnen veertien dagen bij het bestuur een bezwaarschrift tegen dit voornemen indienen.
- Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord, als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.
Artikel 3. Voorzitter
De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging. Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de ledenvergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de vergaderingen de statuten en reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.
Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt. Hij handhaaft de orde in de vergadering.
Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en met de secretaris of de gemachtigde van het stamboekbureau de belangrijke uitgaande brieven en documenten.
Artikel 4. Secretaris
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en mede-ondertekening aan de voorzitter voor.
Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de notulen van de ledenvergaderingen en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering.
Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen, brieven worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief en voor een voortdurend en nauwkeurig ledenregister, alsmede een register van de stalnamen van de leden. Deze registers zijn voor alle leden bij de secretaris ter inzage.
Tevens draagt hij zorg voor een doelmatige registratie van aanwezige stemgerechtigde leden en stelt hij het jaarverslag tijdig samen.
Artikel 5. Penningmeester
De penningmeester ziet toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging en zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
Voor uitgaven boven een door het bestuur bepaald bedrag is voorafgaande toestemming van het bestuur vereist. De penningmeester is bevoegd namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen.
Hij houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en stelt tijdig de begroting, balans en staat van baten en lasten samen.
Het bestuur kan bepalen dat andere bestuursleden of commissieleden voor specifieke taken bevoegd zijn tot ontvangsten en uitgaven tot een vastgesteld maximum, met verantwoording aan de penningmeester.
Artikel 6. Bestuursvergaderingen
Het bestuur vergadert als de voorzitter of tenminste de helft van de andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.
De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste veertien dagen tevoren van dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld. De agenda en eventuele toelichtende stukken worden tijdig toegezonden.
Indien deze termijnen niet in acht zijn genomen, kan slechts worden besloten als ten minste twee derde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het besluit instemt.
Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd. De volstrekte meerderheid is behaald indien ten minste één stem meer vóór dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet worden meegerekend.
Artikel 7. Einde bestuurslidmaatschap
Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen veertien dagen na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend over te dragen aan zijn opvolger of een door het bestuur aangewezen bestuurslid. Het bestuur kan deze termijn verlengen.
Artikel 8. Commissies
De leden van commissies als bedoeld in artikel 29 van de statuten worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.
Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.
Artikel 9. Kascommissie; tussentijds onderzoek
De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen.
Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredende penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.
Artikel 10. Ledenvergaderingen; agendapunten en voorstellen
De ledenvergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
Van brieven die aan de ledenvergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende ledenvergadering mededeling gedaan onder het agendapunt ‘ingekomen stukken’.
Ieder lid kan ter vergadering over één agendapunt niet vaker dan tweemaal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of de vergadering.
Ieder stemgerechtigd lid kan een voorstel van orde, een voorstel betreffende een agendapunt, een amendement of een motie indienen, mits voldaan wordt aan de in dit artikel gestelde voorwaarden.
Artikel 11. Ledenvergaderingen; stemmingen
Een in een ledenvergadering uitgebrachte stem is ongeldig indien de keuze van het betreffende lid naar het oordeel van de voorzitter of het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
Een schriftelijke stemming is ongeldig indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van invloed kan zijn.
Artikel 12. Ledenvergadering; orde
De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.
Artikel 13. Contributie
Nieuwe leden die na 1 september als lid worden toegelaten, zijn over het lopende verenigingsjaar slechts de helft van de contributie verschuldigd.
Artikel 14. Representatie
De leden behoren tegenover derden niet de indruk te wekken dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur en/of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.
Artikel 15. Jaarboek
Het bestuur bevordert dat jaarlijks een boek verschijnt over de activiteiten van het afgelopen verenigingsjaar onder de titel ‘Jaarboek HACKNEY’.
Het bestuur benoemt hiertoe een redactiecommissie, bestaande uit een bestuurslid als gedelegeerde van het bestuur en ten minste twee leden. Deze commissie bepaalt de inhoud van het boek met inachtneming van de in dit artikel vastgelegde uitgangspunten.
Inzendingen en advertenties worden beoordeeld volgens de gestelde regels. Bij weigering van plaatsing wordt de inzender daarover schriftelijk geïnformeerd.
Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Bij misbruik, falsificaties en/of misleiding via ingezonden kopij of advertenties kan het Algemeen Bestuur sancties opleggen.
Artikel 16. Wijze van informatieverstrekking binnen de vereniging
Het bestuur bevordert dat de leden op gezette tijden en verder wanneer de wenselijkheid daartoe aanleiding geeft, geïnformeerd worden omtrent de voortgang binnen de vereniging.
Daartoe wordt een redactiecommissie benoemd. Deze bepaalt de inhoud van de informatieverstrekking, binnen de door het bestuur vastgestelde kaders.
In ieder geval dienen vermeld te worden: namen en adressen van bestuursleden, ingestelde commissies en hun correspondentieadres, mededelingen van bestuur en commissies, en stamboekactiviteiten.
Artikel 17. Vergoedingen
Bestuursleden kunnen ten laste van de vereniging vergoedingen ontvangen voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti, telefoonkosten en andere aannemelijk te maken kosten.
Reiskosten kunnen worden gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer of, indien reizen per auto doelmatiger is, op een kilometervergoeding vastgesteld door de ledenvergadering.
Declaraties moeten schriftelijk worden ingediend in het jaar waarin de kosten zijn gemaakt en worden pas uitbetaald nadat deze voor akkoord zijn medeondertekend.
Artikel 18. PR-commissie
Ten behoeve van het organiseren van bijzondere activiteiten binnen de vereniging kan door het bestuur een commissie worden aangesteld. Deze commissie heeft onder meer tot taak het presenteren van de vereniging naar het grote publiek tijdens diverse hippische evenementen.
De commissie heeft een zekere mate van zelfwerkzaamheid en onderhoudt direct contact met de penningmeester van de vereniging met betrekking tot baten en lasten.
Artikel 19. Introductie
Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan.
Artikel 20. Samenwerkingsverbanden
Ter uitvoering van artikel 48 van de statuten kan de vereniging een samenwerkingsverband aangaan met de “Vereniging Hackneyrijders Nederland” (VHN).
Deze samenwerking dient gericht te zijn op het bevorderen, begeleiden, coördineren en ondersteunen van activiteiten met betrekking tot het paardenras Hackney en de betrokken verenigingen.
Het samenwerkingsverband dient vorm te krijgen in een stichting met rechtspersoonlijkheid, waarbij de samenwerking nader wordt omschreven in een convenant of reglement.
Binnen het samenwerkingsverband dienen partijen zich te onthouden van verenigingsspecifieke aangelegenheden van de andere partij. De vereniging dient haar eigen identiteit te behouden.
Artikel 21. Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de ledenvergadering af.